L’employeur qui envisage de licencier un salarié doit d’abord le convoquer à un entretien préalable.

Cet entretien a pour objectif d’instaurer une discussion contradictoire sur les motifs qui conduisent l’employeur à envisager le licenciement du salarié.

L’entretien préalable est obligatoire pour tous les types de licenciement, quel que soit l’effectif de l’entreprise et l’ancienneté du salarié.

1. La convocation à l'entretien préalable

Formalisme de la convocation

L’employeur doit convoquer le salarié par écrit. La convocation peut être envoyée :

Par lettre recommandée
Par lettre remise en main propre contre décharge (si le salarié refuse de signer cette décharge, l’employeur doit envoyer la lettre en recommandé)
Par un autre moyen permettant d’établir la date de réception de la convocation (lettre Chronopost ou voie d’huissier par exemple).

En revanche la convocation à l’oral ou par message / email n’est pas valable.

Attention : Le fait pour le salarié de ne pas aller chercher la lettre de convocation ne retardera pas la procédure de licenciement.

Contenu de la convocation

1 / Objet de l’entretien : La convocation doit mentionner qu’un licenciement est envisagé. En revanche, l’exposé des motifs du licenciement ne doit pas y figurer à ce stade car la prise de décision se fera à l’issue de l’entretien.

2 / Lieu, date et heure de l’entretien : Le lieu est en principe le lieu de travail du salarié ou celui du siège social, sauf si les circonstances justifient que l’entretien se déroule dans un autre lieu.

3 / L’assistance du salarié : la lettre doit rappeler que le salarié peut se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix :

Dans les entreprises avec représentant du personnel, cette personne doit obligatoirement appartenir au personnel de l’entreprise. Il peut s’agir d’un membre du CSE, qui sera protégé par son statut de « salarié protégé »
Dans les entreprises sans représentant du personnel, un membre du personnel ou un conseiller du salarié figurant sur une liste arrêtée dans chaque département par le préfet peuvent assister le salarié. Dans ce cas, la convocation doit préciser l’adresse de l’inspection du travail et de la mairie où peuvent être consultées les listes.

Délai de la convocation

L’entretien préalable doit avoir lieu minimum 5 jours ouvrables après la réception de la lettre de convocation.

La date de réception de la lettre recommandée correspond à la première présentation de la lettre au domicile du salarié.

Le décompte des 5 jours ouvrables débute le lendemain de la présentation de la lettre au domicile du salarié et se termine le jour précédent l’entretien, à minuit.

Lorsque ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est prolongé au premier jour ouvrable suivant. Il s’agit donc de 5 jours ouvrables pleins.

Le salarié ne peut pas renoncer à ce délai, mais un délai plus long est possible bien sûr.

À savoir : lorsque le salarié est en congés payés au moment où il reçoit la lettre de convocation, le délai de 5 jours est jugé insuffisant par la jurisprudence. Employeurs, je vous conseille de donner au salarié un délai plus long afin qu’il ait le temps d’organiser sa défense.

2. L'entretien préalable

Présence des parties

L’employeur : c’est en principe l’employeur qui doit être l’interlocuteur du salarié pendant l’entretien préalable. L’employeur peut toutefois se faire remplacer par un membre de l’entreprise (le DRH par exemple).

Le salarié : l’entretien est une garantie en faveur du salarié et pas une obligation. Il est donc libre de ne pas s’y rendre.

En revanche, si le salarié ne se présente pas alors qu’il a été valablement convoqué, la procédure se poursuit normalement.

En effet, l’employeur a seulement l’obligation de convoquer le salarié. Si le salarié ne souhaite pas y participer ou ne peut pas s’y rendre car il est malade, l’employeur n’a aucune obligation de reporter l’entretien.

A savoir : L’entretien a généralement lieu sur le temps de travail du salarié et n’entraine aucune diminution de rémunération. L’entretien peut exceptionnellement avoir lieu en dehors de son temps de travail, mais dans ce cas le salarié doit être indemnisé.

Assistance des parties

L’employeur : l’employeur peut se faire assister par un membre du personnel de l’entreprise, tel que le manager mais cela ne doit pas viser à intimider le salarié ou à nuire à ses intérêts.

L’entretien doit conserver un cadre propice à la discussion et ne doit pas se transformer en tribunal.

L’assistance de l’employeur est d’ailleurs limitée à une seule personne qui ne doit intervenir que sur la demande de l’employeur.

Le salarié :

1/ Dans les entreprises dotées de représentants du personnel : le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

2/ Dans les entreprises sans représentants du personnel : le salarié peut se faire assister par un membre du personnel ou un conseiller extérieur figurant sur une liste arrêtée dans chaque département par le préfet.

L’assistance du salarié à son entretien préalable est un droit et non d’une obligation.

Cependant, je conseille toujours au salarié d’être assisté par une personne qui a préalablement accepté d’établir un compte-rendu des échanges. Ce document sera une pièce importante pour sa défense

Déroulement de l'entretien

L’entretien préalable est une phase de conciliation, il doit permettre d’instaurer un dialogue et de conduire à une solution qui ne se traduise pas nécessairement par le licenciement du salarié.

L’entretien préalable a un caractère personnel. Le salarié convoqué ne peut pas être entendu en présence de collègues contre lesquels il est également envisagé de prononcer une mesure de licenciement, même si les faits reprochés sont identiques.

L’employeur doit exposer le ou les motifs qui le conduisent à envisager le licenciement. Ensuite, il doit écouter les explications ou observations du salarié.

Attention : Les motifs énoncés lors de l’entretien devront être repris tout au long de la procédure de licenciement. Après l’entretien, l’employeur ne peut plus évoquer un motif de licenciement qui n’a pas été abordé pendant l’entretien.

A savoir : En cas d’entretien préalable en vue d’un licenciement pour motif économique, l’employeur est tenu de proposer le contrat de sécurisation professionnelle (CSP) au salarié.